加强幼儿园档案管理之我见

       摘要：提起幼儿园，人们首先想到的是活泼可爱的幼儿和播撒爱心与知识的教师，把档案工作与之相提并论，有人说是画蛇添足。人们认为抓档案工作抓不出效益，只有抓教学才能收到掷地有声的实效。其实不然。 
　　关键词：档案管理；幼儿 
　　我园经过多年的实践探索认识到，档案作为一种重要的信息资源，对幼儿园的前进与发展起着不可替代的重要作用。现在我园共设立了五类档案，即文书档案、会计档案、专业技术档案、照片档案、录像档案。为了与大家共同发掘档案中蕴藏的巨大价值，现将档案工作实践中的一些认识和体会与幼教同仁分享。 
　　由于编制紧缺，幼儿园档案管理大多是由分管教学或后勤的中层干部或班级教师兼职，无专职人员。兼职人员缺少专业档案知识，在材料收集鉴定整理、档案立档归卷和管理使用等方面存在不少问题。如，笔者所在的幼儿园在整理1996年以来的办园历史资料时，建园初期的档案资料中，很多教职工人员的档案资料无法找齐，因年代久远，也无从查对核实，久远一点的人员流动使用情况、师生基本情况统计有遗漏。还有一些基础数据的统计不准确，以一学期为例，几次统计的学生人数都不一样；图片档案资料和声像资料缺乏精简、系统的编辑整理和有效使用存放，随着时间的推移，一些档案资料或流失或闲置。 
　　多数幼儿园档案分装、管理、使用技术比较落后。现阶段档案管理大多还是采取手写目录、文字记载等比较原始的手段，电子档案还没建立。由于档案管理起步晚，投入不足，管理专业水平低，造成档案管理上的很多漏洞和不足。有的借阅没有登记；有的纸质文档篇幅冗长，跟幼儿园发展没有直接关联的材料也被装入；有的纸质文档规格不一，凌乱不齐；有的档案目录、封面抄写字迹潦草。在使用中，有些需要的资料找不到，有些不需要的资料一大堆，档案的使用和利用率不高，未能真正发挥其重要作用。针对以上现状，笔者认为应从以下几方面加以改进： 

　　一、加强学习，提高幼儿园管理者和档案工作者的档案意识 
　　幼儿园管理者要树立起对历史负责的高度责任意识，加强组织领导，高度重视档案工作，把档案工作抓细抓实。档案工作者要自觉加强档案专业知识学习，不断提高档案管理水平，把档案资料收集整理等一系列工作做得科学合理、符合规范。
 
　　二、定期开展各级各类档案业务培训 
　　要让全体所有教职工了解档案工作的重要性，并知晓档案分类归档的基本知识；让档案兼职人员知晓如何科学规范归档整理，保持分类编目符合实际，做到真实可信，无差错、无遗漏。 

　　三、探索档案管理新思路 
　　幼儿园档案管理除了按行政事业单位档案分类目录规范立卷外，还应结合幼儿园保教工作实际和管理使用实际，充分考虑到以人为本的发展需要，建立特殊儿童档案、儿童保健档案、教育科研档案、教师成长档案、大事记录档案、人员进出档案、教职工职称、工资专卷等，让档案的创立和使用做到一致。搜集资料时要求相关人员不仅提交纸质文字材料，还要提交电子材料，并做到自己所提交的资料是真实准确的，材料和数据是精简有效的。 
　　每期对幼儿园文档、图片做一次清理，按时收集、分类归档保存。建立健全基建项目专卷等各类档案资料，整理精简各类材料。所有图片资料必须要有文字说明和日期记录，做好防潮、防遗失工作。财务档案必须按年度装订，及时归档统一保管。所有档案利用借阅必须严格登记，严格按照保管使用年限保存。要建立使用台账，定期对使用情况进行分析，不断提高档案管理水平。定期开展档案年检和使用研讨，让档案资料在教育管理中发挥有效作用。 

　　四、保持幼儿园档案的个性 
　　文字是真实的历史记录，幼儿园档案的创立和使用不仅要对眼前负责，更要对今后发展负责，对历史负责。比如，有关文书文件之类的档案资料，如果所有单位都可以找到的就不必存档，涉及职工切身利益的政策性文件必须归档保存，反应幼儿园班级、规模、教师基本情况的文字材料必须准确复核，尤其职务职称、继续教育、入党、晋升、调资等方面的材料必须妥善存档保管。 

　　五、注重档案人员管理 
　　档案资源作用的发挥，主要取决于人。我园办公室、教研室、会计室、医务室都根据自身特点建立了各类档案，我们要求档案工作人员做到“二要三具备”：要把坚定正确的政治方向放在首位；要把“责任”二字永远记心中；具备奉献精神，深入实际，掌握全面真实的第一手资料；具备一定的专业文化理论素质，档案学和相关学科知识，较强的文字表达能力。 
　　总之，幼儿园档案是幼儿园各项工作的真实记录，是我们认识和把握幼儿园发展的重要依据。所以，档案建设与管理不能孤立地突出一点，也不能片面地标新立异，而要着重为现实工作服务。只有这样，才能真正使档案成为幼儿园的一笔宝贵财产，并在今后的岁月里积极为幼儿园的发展提供信息，为幼儿园工作提供便利，以更好地发挥档案的实际价值，促进幼儿园快速持续地发展。  手工材料

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